1. Pengertian
Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga
penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila didukung dengan
manajemen yang memadai, sehingga seluruh aktivitas lembaga akan mengarah
para upaya pencapaian tujuan yang telah dicanangkan.
Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan
kemampuan manajemen yang baik, agar arah kegiatan sesuai dengan tujuan yang
diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan
tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan agar berjalan dengan baik
adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan dalam berbagai
kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh seluruh
elemen dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu dalam proses manajemen
diperlukan adanya proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),
kepemimpinan (leadership), dan pengendalian (controlling). Di
samping itu, manajemen juga dimaksudkan agar elemen yang terlibat dalam
perpustakaan mampu melakukan tugas dan pekerjaannya dengan baik dan benar.
Manajemen adalah merupakan proses perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, usaha-usaha para anggota
organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan
organisasi yang telah ditetapkan (Stoner).
Oleh karena itu, apabila proses dan sistem perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan tidaka baik, maka proses manajemen secara
keseluruhan tidak lancer, dan proses pencapaian tujuan akan terganggu dan
mengalami kegagalan.
Dalam penerapannya di perpustakaan , Bryson (1990) menyatakan
bahwa manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan
memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, sistem dan sumber dana dengan
tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian. Dari pengertian ini,
ditekankan bahwa untuk mencapai tujuan, diperlukan sumber daya manusia, dan
sumber-sumber nanmanusia yang berupa sumber dana, teknik atau sistem,
fisik, perlengkapan, informasi, ide atau gagasan, dan teknologi.
Elemen-elemen tersebut dikelola melalui proses manajemen yang meliputi
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang diharapkan
mampu mengahsilkan produk berupa barang atau jasa yang dapat dimanfaatkan oleh
masyarakat pengguna.
2. Struktur
Organisasi Perpustakaan
Struktur organisasi merupakan mekanisme formal
dalam pengelolaan organisasi, yang didalamnya terdapat pembagian tugas,
wewenang, dan tanggungjawab yang berbeda-beda. Oleh karena itu struktur
organisasi yang baik akan mencakup unsure-unsur spesialisasi kerja, strukturisasi,
sentralisasi, dan koordinasi.
Perpustakaan sebagai lembaga informasi dalam
menyusun struktur organisasinya mencakup beberapa elemen antar lain : unsur
pimpinan, unsur administrasi, unsur layanan, yang masing-masing mempunyai tugas
dan wewenang yang berbeda namun mempunyai hubungan yang erat satu sama lain
(satu komando).
1. Anggaran
Perpustakaan merupakan lembaga nirlaba yang
kegiatannya semata-mata untuk kepentingan social menunjang kegiatan belajar
mengajar, bukan untuk mencari keuntungan, sudah barang tentu merupakan unit
yang selalu mengeluarkan uang bukannya unit yang menghasikan uang. Hal lain
yang perlu diperhatikan, bahwa perpustakaan merupakan lembaga yang berkembang,
baik koleksi, jasa dan manusianya, karena itu perpustakaan dari tahun ke tahun
selalu memerlukan anggaran yang tidak sedikit. Untuk mencukupi kebutuhan
anggaran, perpustakaan dapat meraihnya melalui berbagai sumber :
a. Anggaran
dari lembaga induk
b. Anggaran
DIP (daftar isian proyek) dari pemerintah pusat
c. Anggaran
dari sponsor atau hibah bersaing
d. Uang
iuran dari anggota
e. Penghasilan
dari jasa informasi
f. Sumbangan
dari pemerintah maupun swasta
g. Uang
denda keterlambatan
h. Dan
lain-lain
2. Pengolahan
bahan pustaka
Perpustakaan memiliki fungsi sebagai lembaga
pelayanan informasi (information service) bertindak sebagai
penghubung antara dua dunia, yaitu masyarakat sebagai pengguna dan
sumber-sumber informasi, baik cetak maupun non cetak. Oleh karena
itu setiap bahan pustaka atau informasi yang dibutuhkan oleh pengguna
sedapat mungkin harus disediakan oleh perpustakaan. Disamping itu perpustakaan
harus mampu menjamin bahwa setiap informasi atau koleksi yang berbentuk apapun
mudah diakses oleh semua masyarakat yang memerlukan.
Agar informasi atau bahan pustaka di
perpustakaan dapat dimanfaatkan atau diketemukan kembali dengan mudah,
maka dibutuhkan system pengelolaan dengan baik dan sistematis yang biasa
disebut dengan kegiatan pengolahan (processing of library
materials) atau pelayanan teknis(technical service). Kegiatan
pengolahan bahan pustaka di perpustakaan biasanya mencakup beberapa kegiatan :
Pembinaan dan pengembangan koleksi, Inventarisasi, Katalogisasi, Klasifikasi,
dan Kelengkapan fisik buku.
- Pembinaan dan Pengembangan Koleksi
Pengembangan koleksi (Collection development)
merupakan serangkaian proses atau kegiatan yang bertujuan mempertemukan kebutuhan
pemakai dengan rekaman informasi dalam lingkungan perpustakaan yang mencakup
kegiatan : penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, pemilihan koleksi,
pengadaan koleksi, penyiangan koleksi, serta evaluasi pendayagunaan koleksi.
- Inventarisasi
Bahan pustaka yang telah dimiliki oleh
perpustakaan, baik yang diperoleh dengan cara pembelian, hadiah, hibah, tukar
menukar atau pinjam meminjam, harus dicatat ke dalam buku induk atau buku
inventarisasi perpustakaan, hal ini dimaksudkan untuk memudahkandalam menyusun
laporan mengenai perkembangan koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan.
Adapun kegiatan inventarisasi ini mencakup memasukkan ke buku induk, dan
memberikan stempel kepemilikan (hak milik).
- Katalogisasi
Perpustakaan sebagai suatu system informasi
berfungsi menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuk serta pengaturannya
sedemikian rupa, sehingga informasi yang diperlukan dapat diketemukan kembali
dengan cepat dan tepat. Untuk itu informasi yang ada diperpustakaan perlu
diproses dengan system katalogisasi (cataloging).
Adapun system katalogisasi yang dikembangkan
mengalami berbagai tahapan penyeragamanperaturan katalogisasi. perkembangan
terakhir yang sampai sekarang masing digunakan untuk pedoman katalogisasi
secara internasional adalah : Anglo American Cataloguing Ruler 2 :
Revised ( 1988 )/ AACR2R.
Sedangkan perpustakaan mempunyai bentuk fisik
catalog yang bermacam-macam: 1). Katalog Kartu (Card Catalog) ukuran
7,5cm x 12,5 cm ; 2). Katalog Berkas (Sheaf Catalog)
ukuran 10 cm x 20 cm. ; 3). Katalog Cetak atau Katalog Buku (Printed Catalog)
; 4). Katalog OPAC (Online Public Access Catalog). Sedangkan
untuk jenis catalog perpustakaan ada beberapa jenis : 1). Katalog Shelflist ;
2) Katalog Pengarang ; 3) Katalog Judul ; dan 4). Katalog Subyek.
- Klasifikasi
Koleksi perpustakaan akan tampak rapi dan mudah
diketemukan apabila dikelompokkan menurut sistem tertentu, pengelompokan dapat
berdasarkan pada jenis, ukuran (tinggi, pendek, besar, dan kecil), warna, abjad
judul, abjad pengarang (klasifikasi artificial) dan bisa juga
menggunakan sistem pengelompokan berdasarkan subyek ( klasifikasi
fundamental). Sebagian besar perpustakaan dalam mengelompokkan bahan
pustakanyamenggunakan system klasifikasi fundamental, dimana dengan istem ini
koleksi akan mengelompok sesuai dengan disiplin ilmu pengetahuan, dan dengan
system ini akan memudahkan penemuan kembali bahan pustaka yang dibutuhkan.
Adapun system klasifikasi yang digunakan oleh
perpustakaan pada umumnya adalah DDC (Dewey Decimal Classification)
dan UDC (Universal Decimal Classification).
1. DDC (
Dewey Decimal Classification )
DDC mencakup keseluruhan ilmu pengetahuan yang
dibuat dalam susunan yang sistematis dan teratur. Pembagian ilmu
pengetahuan dimulai dari yang bersifat umum ke yang bersifat khusus,
dengan demikian DDC pembagiannya terdiri dari 10 kelas utama, 100 divisi, 1000
seksi, dan 10.000 sub seksi.
Berikut pembagian subyek dalam system DDC :
000 = Karya Umum
100 = Filsafat
200 = Agama
300 = Ilmu Sosial
400 = Bahasa
500 = Ilmu Murni
600 = Ilmu Terapan
700 = Seni dan Olah Raga
800 = Kesusasteraan
900 = Sejarah dan Geografi
2. UDC
(Universal Decimal Classification)
Sistem ini meerupakan penyederhanaan dan perluasan
system DDC. Sistem ini juga mencakup semua cabang ilmu pengetahuan yang dibagi
menjadi sepuluh cabang. Berikut pembagian cabang dalam UDC :
0 = Karya Umum
1 = Filsafat, metafisika, logika
2 = Agama
3 = Ilmu Sosial
4 = Bahasa/Filologi
5 = Ilmu Murni
6 = Ilmu Terapan
7 = Seni , Olah Raga dan arsitektur
8 = Kesusasteraan
9 = Sejarah , Geografi, dan biografi
Selain pembagian cabang ini, system UDC masih
dibantu dengan symbol-simbol pembantu mislanya : + , : , =, (0…).
- Kelengkapan Fisik Buku
Bahan pustaka yang telah melalui proses
invertarisasi, katalogisasi dan klasifikasi, langkah selanjutnya perlu dibuatkan
perlengkapan fisik buku, hal ini dimaksudkan agar bahan pustaka yang disajikan
dapat ditata di rak sedemikian rupa, sehingga dapat dimanfaatkan
dengan mudah dan baik. Adapun jenis perlengkapan fisik buku antara lain : 1).
Label Buku , ditempel di punggung buku bagian bawah, dengan ukuran 3 cm x 4 cm
; 2). Lembar Tanggal Kembali (date due slip), ditempel pada halaman
terakhir ; 3). Kartu Buku, diletakkan pada halaman terakhir atau bagian
dalam sampul buku ; 4). Kantong Kartu Buku, ditempel dibagian akhir halaman
buku untuk menempatkan kartu buku.
3. Pelayanan
Pemakai
Pelayanan pemakai merupakan kegiatan memberikan
layanan informasi kepada pengguna perpustakaan dengan menggunakan
prinsip-prinsip dasar sebagai berikut :
a. Pelayanan
bersifat Universal, layanan tidak hanya diberikan kepada individu-individu
tertentu, tetapi diberikan kepada pengguna secara umum.
b. Pelayanan berorientasi
pada pengguna, dalam arti untuk kepentingan para pengguna, bukan kepentingan
pengelola.
c. Menggunakan
disiplin, untuk menjamin keamanan dan kenyamanan dalam memanfaatkan
perpustakaan.
d. System
yang dikembangkan mudah, cepat, dan tepat.
Sedangkan jenis Pelayanan Pemakai meliputi berbagai
kegiatan, yang antara lain :
- Pelayanan Sirkulasi
- Pelayanan Referensi
- Pelayanan Pendidikan Pemakai
- Pelayanan Penelusuran Informasi dan Penyebarluasan Informasi
A. Pelayanan
Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa
perpustakaan yang pertama kali berhubungan lansung dengan pengguna
perpustakaan. Aktivitas bagian sirkulasi menyangkut masalah citra perpustakaan
, baik tidaknya perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana pelayanan
sirkulasi diberikan kepada pemakai. Kegiatan sirkulasi sering dianggap sebagai
ujung tombak atau tolok ukur keberhasilan perpustakaan, karena bagian ini
rutinitas kegiatannya berhubungan dengan pemakai.
· Jenis
pekerjaan bagian Pelayanan Sirkulasi sebagai berikut :
- Pendaftaran anggota
- Peminjaman
- Pengembalian
- Perpanjangan
- Penagihan
- Pemungutan denda
- Pemberian Sanksi
- Statistik
- Bebas Perpustakaan
- Peraturan Perpustakaan
· Sistem
penyelenggaraan kegiatan layanan sirkulasi ada dua yaitu :
1. Sistem
terbuka (Open Access), memungkinkan pengguna memilih dan mengambil
koleksi di rak secara bebas tanpa melalui petugas.
2. Sistem
tertutup (Close Access), pengguna didalam memanfaatkan koleksi di rak
harus melalui petugas.
· Jenis
Koleksi yang di sirkulasikan
1. Koleksi
umum
2. Kolekesi
Referensi
3. Koleksi
Cadangan
4. Koleksi
berkala/Majalah/Jurnal/Surak Kabar
5. Koleksi
Penerbitan Pemerintah
6. Koleksi
Audio Visual
B. Pelayanan
Referensi
Pelayanan Referensi merupakan kegiatan layanan
pemakai dengan cara memberikan informasi secara langsung maupun tidak langsung
kepada pengguna, dengan mengacu atau menunjuk kepada suatu koleksi atau sumber
infomasi yang ada dan dapat menjawab pertanyaan yang disampaikan oleh pengguna
perpustakaan.
Macam-macam Koleksi Referensi :
1. Kamus
2. Ensiklopedi
3. Direktori
4. Indeks
dan Abstrak
5. Sumber
Geogarfi
6. Biografi
7. Buku
Tahunan (Year book)
8. Buku
Pegangan/pedoman ( Handbook)
9. Bibliografi
10. Terbitan
Pemerintah (UU, PP)
C. Pelayanan
Pendidikan Pemakai
Pelayanan Pendidikan Pemakai merupakan kegiatan
layanan pemakai dengan cara memberikan bimbingan kepada pemakai tentang
bagaimana cara memanfaatkan fasilitas perpustakaan dengan baik dan benar. Hal
lain yang diharapkan dari pengelola perpustakaan adalah optimalisasi
pemanfaatan fasilitas dan layanan perpustakaan. Adapun bentuk dan cara
menyampaikan pendidikan pemakai, ada beberapa bentuk dan cara :
1. Ceramah
Umum
2. Bimbingan
kelompok
3. Brosur/leaflet/buku
petunjuk
4. CD-interaktif
5. Tour
de Library
Kemudian waktu pelaksanaan pendidikan pemakai, ada
beberapa pilihan :
1. Periodik
(terjadwal), setiap bulan, setiap semester, setiap tahun.
2. Insidental
(spontanitas), disesuaikan dengan permintaan
D. Pelayanan
Penelusuran Informasi atau Penyebarluasan Informasi
Pelayanan Penelusuran Informasi atau Penyebarluasan
Informasi merupakan kegiatan Pelayanan Pemakai dengan cara memberitahukan
kepada khalayak perihal fasilitas atau berbagai macam informasi yang dimiliki
oleh perpustakaan. Dimaksudkan agar informasi atau fasilitas yang ada si
perpustakaan dapat diketahui oleh pengguna dan dimanfaatkan secara oftimal.
Adapun media yang dapat dijadikan alat penyebarluasan informasi antara lain :
· Daftar
Tambahan Buku
· Bibliografi
· Indeks
dan Abstrak
· Brosur/leaflet
· Email
· Website
6. Penutup
Demikian makalah yang dapat kami sampaikan, karena
keterbatasan pengetahuan kami, sehingga makalah ini masih sangat kurang dari kesempurnaan,
untuk itu kritik dan saran sangat kami harapkan dari berbagai pihak yang
membaca makalah ini, untuk perbaikan dimasa-masa mendatang. Walaupun
makalah ini masih sangat kurang dari kesempurnaan, harapan kami semoga
bermanfaat bagi para pembaca.
7. Daftar
Bacaan
1. SIREGAR,
A. Ridwan. Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa. Medan :
USU Press, 2004.
2. KOSWARA,
E. Dinamika Informasi dalam Era Global. Bandung : Remadja
Rosdakarya, 1998.
3. QALYUBI,
Syihabuddin. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
Yogyakarta : IAIN Sunan Kalijaga, 2003.
4. BASUKI,
Sulistyo. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia,
1991.
5. LASA
Hs. (dkk). Pengaruh Model Kepemimpinan dan Manajemen terhadap
Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi. Berkala Ilmu Perpustakaan dan
Informasi. Vol. I, Nomor 2, 2004.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar